Questions/réponses
Ci dessous des questions que l'on nous a posé et surtout les réponses qui, nous l'espérons pourront vous servir à votre tour.
DATAFrêt
Comment calculer la marge lorsque l'on a plusieurs contrats de transport pour une même affaire ?
Comment effectuer des sauvegardes de la base de données ?
En quoi consiste le plan de maintenance de la base de données ?
Dans la documentation fournie, vous parlez de journal de transaction qu'est ce que c'est exactement ?
Puis je gérer plusieurs sociétés avec DATAFrêt ?
Quelle est la configuration minimum pour installer DATAFrêt ?
Doit -on acheter des licences clients pour SQL Server ?
Je travaille souvent avec un client qui fait tout le temps transporter la même marchandise que je suis obligé de ressaisir à chaque fois ?
A quoi sert l'onglet tarif dans la zone client ?
FACTFrêt
Lorsque je suis en préparation de lignes de factures comment savoir si il existe une affaire avec plusieurs dossiers pour la ligne sélectionnée ?
Comment sélectionner plusieurs dossiers pour un même client dans les lignes de facturation ?
Quelles sont les différences entre les fiches clients dans DATAFrêt et FACTFrêt ?
A quoi sert le tableau Journaux dans les constantes ?
Est ce que je peux effectuer un transfert de mes factures d'achats et de vente dans ma comptabilité ?
Mes clients souhaitent que les poids bruts soient affichés avec 3 décimales, Comment puis je faire ?
Il est fastidieux de faire défiler toutes les pages d'un état lors d'un aperçu. Est-il possible d'aller directement à la dernière page d'un état. ?
DATAFrêt
Comment calculer la marge lorsque l'on a plusieurs contrats de transport pour une même affaire ?
Il vous suffit de sélectionner les contrats concernés et de les regrouper dans un dossier. lorsque vous ouvrirez le dossier vous pourrez voir votre marge globale. De plus le dossier est visible jusqu'à la facturation.
Comment effectuer des sauvegardes de la base de données.
La base de données utilisée par DATAFrêt est basée sur une technologie base de données client serveur. le moteur est SQL Server 7 ou 2000 de Microsoft.
Lors de l'installation de DATAFrêt est inclue une procédure de maintenance qui inclue une sauvegarde. Cette sauvegarde crée des fichiers de type Societe.BACK dans une répertoire BACKUP. Vous devez sauvegarder régulièrement les fichiers contenus dans ce répertoire.
En quoi consiste le plan de maintenance de la base de données
La majorité de nos clients sont des utilisateurs qui font leur métier d'affréteur, ce ne sont pas des informaticiens.
Pour cette raison nous avons automatisé au maximum l'administration de la base de données. Le plan de maintenance consiste à effectuer à intervalles réguliers une sauvegarde de la base de données et du journal de transaction. Il vérifie régulièrement l'état des index et répare automatiquement les erreurs mineures.
Dans la documentation fournie, vous parlez de journal de transaction qu'est ce que c'est exactement
Le journal de transaction enregistre toutes les actions effectuées sur la base de données, les ajout, les modifications et les suppressions. En cas d'incident il est possible de rétablir l'état de la base de données à un moment donné. (généralement avant l'incident).
Puis je gérer plusieurs sociétés avec DATAFrêt ?
Bien sur ! Le programme exécutable de DATAFrêt est conçu pour recevoir des arguments dans sa ligne de commande. Un de ces arguments correspond au chemin et au nom du fichier de configuration. Il vous suffit de créer un fichier de configuration contenant les paramètres de connexion à la base de donnée de la société et de faire pointer le raccourci DATAFrêt sur ce fichier.
Quelle est la configuration minimum pour installer DATAFrêt ?
DATAFrêt est fourni en plusieurs versions suivant les fonctionnalités disponibles et suivant le nombre de postes de travail connectés simultanément. Dans le cas d'une utilisation monoposte ou jusqu'à 3 postes, DATAFrêt peut très bien être installé sur un poste équipé de Windows 98 avec la base de donnée installée sur le même poste. Au delà il est conseillé d'installer la base de données sur un poste dédié avec Windows NT 4 WS ou Windows 2000 Professionnel. Pour des configurations au delà de 5 postes vous devez utiliser un système d'exploitation serveur (Windows NT 4 Server, Windows 2000 Server, ou Windows 2003 Server)
Doit -on acheter des licences clients pour SQL Server ?
OUI et NON. Jusqu'à 5 postes il n'est pas obligatoire d'acheter SQL Server puisque nous pouvons installer le moteur de base de données MSDE ou SQL Express 2005 qui offre les mêmes fonctionnalités que SQL Server (sans les outils d'administration) et qui sont gratuits. Au delà vous devez soit acquérir SQL Server soit Small Business Server (SBS) qui peut être une solution intéressante pour votre entreprise, puisqu'il fournit en plus de SQL Server le système d'exploitation serveur, la messagerie Exchange, un partage de modem et le fax en réseau. SBS est limité à 50 postes. Il est livré en standard avec 5 licences d'accès clients.
Je travaille souvent avec un client qui fait tout le temps transporter la même marchandise que je suis obligé de ressaisir à chaque fois
Bonne nouvelle ! Dans la fiche client vous disposez d'une zone marchandise qui sert à résoudre votre problème. Ce que vous saisissez dans cette zone sera automatiquement inséré sur le contrat d'affrètement. La fiche client contient également une zone colisage et horaire utilisées au même effet. Une zone commentaire est également utilisable pour enregistrer des commentaires prédéfinis pour le client. Ces commentaires sont récupérables dans le dossier d'affrètement à partir d' une liste déroulante.
A quoi sert l'onglet tarif dans la zone client
L'onglet tarif sert à visualiser un tarif client préparé dans une feuille de calcul d'un tableur.
Procédure: Prenons l'exemple d'un tarif croisé destination / poids. Sur la première ligne vous indiquez les différentes tranches de poids. Sur la première colonne les destinations. A l'intersection de chaque ligne et colonne un prix. Sauvegardez ce tableau au format texte séparé par des tabulations et donnez lui par exemple le nom du client. Voilà le tarif est prêt à être utilisé.
Utilisation du tarif lors de la préparation d'un dossier: Si le tarif porte le nom du client, il sera chargé automatiquement dans l'onglet tarif. Sélectionnez le montant de votre choix, puis double cliquez dessus. Voilà, le prix unitaire du contrat est inséré automatiquement.
FACTFrêt
Lorsque je suis en préparation de lignes de factures comment savoir si il existe une affaire avec plusieurs dossiers pour la ligne sélectionnée.
Non seulement vous pouvez savoir si la ligne appartient à une affaire, mais en plus vous pouvez afficher toutes les affaires en cours et connaître leur état (Complète OUI/NON). C'est à dire si tous les contrats concernés par cette affaire sont transférés en facturation. Astuce : Si vous double cliquez sur l'affaire vous sélectionnez automatiquement les lignes concernées.
Comment sélectionner plusieurs dossiers pour un même client dans les lignes de facturation.
Tout d'abord, sachez que vous ne pouvez sélectionner que des lignes appartenant au même client puisque cet écran est conçu pour créer une ligne de facture pour un même client.
Procédure: Pour sélectionner des lignes discontinues. Cliquez sur les lignes concernées tout en maintenant la touche CTRL enfoncée. Pour désélectionner une ligne cliquez à nouveau dessus. Pour sélectionner des lignes continues. Cliquez sur les lignes concernées tout en maintenant la touche MAJ enfoncée Astuce : Pour sélectionner rapidement toutes les lignes d'un clients, même si elles sont séparées par des lignes d'autres clients, cliquez sur la première ligne à sélectionner, puis cliquez sur la dernière tout en maintenant la touche MAJ enfoncée. Seules les lignes correspondant à ce client seront sélectionnées.
Quelles sont les différences entre les fiches clients dans DATAFrêt et FACTFrêt
La seule différence se situe dans l'onglet Historique. Dans DATAFrêt: L'onglet historique affiche la liste des dossiers traités par le client ou le transporteur. Dans FACTFrêt L'onglet historique affiche la liste des factures client ou transporteur. Si vous double cliquez sur la ligne vous faites un aperçu de la facture.
A quoi sert le tableau Journaux dans les constantes
Ce tableau sert à indiquer au logiciel les codes et intitulés des journaux comptables pour le transfert en comptabilité.
Est ce que je peux effectuer un transfert de mes factures d'achats et de vente dans ma comptabilité.
Pour l'instant DATAFrêt dispose d'interfaces comptables pour les logiciels les plus répandus (SAGE Ligne 30 et 100), EBP. Si votre logiciel de comptabilité n'est pas compatible avec FACTFrêt il est tout à fait possible de créer une interface comptable à condition que vous nous fournissiez tous les éléments nécessaires. (Format d'import de votre comptabilité.) Note : Étant donné l'évolution permanente des logiciels de comptabilité, le module d'export comptable est un module séparé de la facturation afin d'effectuer des mises à jours de l'export sans avoir à réinstaller le logiciel.
Mes clients souhaitent que les poids bruts soient affichés avec 3 décimales, Comment puis je faire ?
C'est possible ! Dans l'écran de paramétrage, vous pouvez saisir le format des quantités Brutes et Taxables, ce format sera appliqué sur tous les documents de vente. exemple pour avoir 3 décimales vous tapez : 0.000 C'est aussi simple que ça !
Il est fastidieux de faire défiler toutes les pages d'un état lors d'un aperçu. Est-il possible d'aller directement à la dernière page d'un état. ?
Sur la barre d'outils vous avez une zone contenant le N° de page en cours. A sa droite le nombre total de pages. Pour aller à la dernière page il vous suffit de saisir le numéro de la dernière page et d'appuyer sur la touche Entrée.
