... en compagnie de DATAFrêt
A titre d'exemple, nous vous relatons la matinée d'un affréteur ayant acquis DATAFret depuis quelques semaines. Vous constaterez ainsi, que notre produit a bien été conçu avec et pour des professionnels de l'affrètement, ceci grâce à l'étude précise et rigoureuse des différentes tâches inhérentes à votre métier.
Lundi matin 8h00
Dès son arrivée sur son lieu de travail, Jean ouvre DATAFrêt et accède au traitement des affrètements.
Le logiciel lui indique alors la liste et l'état des dossiers en cours (Disponible, Vendu, Faxé, Contrat).
Avec DATAFrêt, vous pouvez voir d'un seul coup d'œil, la liste et l'état de tous vos dossiers en cours.
8h30 
Jean reçoit un appel de la société ABPC qui désire obtenir un prix pour le transport d'un camion complet de marchandises de Bordeaux à Lyon. Jean crée un nouveau document d'affrètement, vérifie d'un click de souris si le client ABPC n'existe pas déjà dans sa base de données et le crée en saisissant le nom et l'adresse de la société de son client, le nom de son contact et ses coordonnées téléphoniques.
Le client étant l'expéditeur, Jean, d'un simple click de souris, transmet directement sur sa fiche contrat les informations déjà saisies et ouvre cette dernière pour saisir le jour et l'heure d'enlèvement, le nom et les coordonnée du destinataire, ainsi que le jour et l'horaire de livraison.
Il demande alors à son client les renseignements nécessaires concernant la nature de la marchandise, l'encombrement, le colisage, le poids, certains commentaires particuliers (nécessité d'une grue pour décharger la marchandise) afin de pouvoir lui communiquer un prix (facturation en fonction de la quantité plus forfait supplémentaire pour la grue).
Jean fixe un prix de 565 € comprenant le coût du transport de sa machine de 12 tonnes à l'aide d'une Tautliner de Bordeaux à Lyon ainsi qu'un forfait supplémentaire de 60 € destiné à couvrir les frais de location de la grue.
Le correspondant de la société ABPC donne alors son accord pour effectuer le transport au prix convenu.
Le document rempli par Jean porte la dénomination Disponible, il ne reste plus qu'à trouver un tractionnaire pour effectuer le transport.
La saisie des renseignements n'a pas pris plus de trois minutes.
A noter que si Jean avait été confronté à plusieurs expéditeurs et destinataires pour le même transport, il aurait eu la possibilité de saisir jusqu'à six expéditeurs et six destinataires différents.
La saisie des renseignements sur la fiche client se fait en temps réel pendant que le document dont vous avez entrepris la création reste actif. Les nombreuses listes déroulantes vous permettent d'interroger DATAFrêt pour aller chercher dans l'historique des informations dont le logiciel dispose déjà en mémoire. Ainsi, la rapidité de saisie aussi bien que les temps de réponse s'en trouvent améliorés.
8h35
Suite à cette conversation téléphonique avec la société ABPC, Jean interroge à nouveau DATAFrêt, pour rechercher dans l'historique les transporteurs qui ont déjà effectué des livraisons pour la société dans le département du Rhône (69), munis de remorques de type Tautliner et susceptibles d'effectuer le transport.
Presque immédiatement, Jean dispose à l'écran d'un fichier qualifié ( nom du tractionnaire, numéro de téléphone) répertoriant tous les transporteurs sélectionnés par DATAFrêt dans l'historique en fonction des critères de recherche choisis. Il ne reste à Jean qu'à les appeler !
DATAFrêt enregistre dans son historique non seulement tous vos clients, mais aussi tous les tractionnaires avec lesquels vous avez déjà travaillé. Ainsi, vous disposez d'un fichier qualifié qui s'enrichit de jour en jour et qui vous permet de rechercher pour chaque transaction, en fonction de la destination et du type de remorque nécessaire, les transporteurs les plus appropriés.
8h45 
Jean souhaite que le transport lui soit facturé 485 € . DATAFrêt calcule alors immédiatement la marge réalisée à ce prix (marge unitaire et en pourcentage).
DATAFrêt calcule automatiquement à votre place la marge unitaire et en pourcentage en fonction du prix facturé au client et celui facturé par le transporteur. Une option permet de modifier la couleur de fond en fonction du pourcentage de marge.
9h30
Jean est en communication avec Mme Bernard des transports Duffret qui dispose d'une Tautliner dans la région de chargement. Il communique à son interlocutrice le détail du chargement pour le prix de 485 €, celle ci accepte d'effectuer le transport.
Jean sélectionne dans sa liste de transporteurs les transports Duffret et d'un simple clic de souris, transfère les informations concernant cette société dans la zone transporteur du document d'affrètement.
Le dossier porte désormais la dénomination Vendu.
Jean informe madame Bernard que le contrat va lui être transmis dans les plus brefs délais. En effet, par l'intermédiaire d'un modem, Jean faxe le document à madame Bernard qui le reçoit une vingtaine de secondes plus tard.
Le document a changé d'état, il est maintenant Envoyé.
Avec DATAFrêt, plus de double saisie, il récupère et insère dans les zones appropriées les informations relatives au tractionnaire.
L'édition des contrats n'est plus nécessaires, DATAFrêt par l'intermédiaire d'un modem, communique directement, plus vite qu'un télécopieur traditionnel pour vous permettre d'économiser du temps et de l'argent.Vous avez également la possibilité d'envoyer le contrat par courrier électronique.
10h00
Jean reçoit le contrat avec l'accord de madame Bernard, il peut dorénavant transformer son document d'affrètement Envoyé en CONTRAT.
DATAFrêt suit l'évolution de vos dossiers étape par étape. La traçabilité de vos affaires est automatique.
10h45
Alors que Jean est en train d'exporter les données de son chiffre d'affaire pour le service gestion, il reçoit un appel d'un transporteur au sujet d'une offre de 19 palettes de lambris pour un poids de 15 tonnes de Paris à Bordeaux passée sur une bourse de transport par Jean quelques minutes auparavant.
Jean ouvre le document concerné et informe le transporteur que le prix proposé est de 757 €. Le transporteur accepte d'effectuer la prestation au prix convenu.
Après s'être aperçu de la non existence du transporteur dans son fichier, Jean crée ce nouveau fournisseur dans sa base de données et faxe le contrat au transporteur.
Jean ferme le document en cours et se retrouve sur le document dont il avait momentanément interrompu le traitement.
Avec DATAFrêt, vous pouvez effectuer plusieurs opérations en même temps, ce qui vous permet de répondre au plus vite à vos clients. Les fenêtres ouvertes restent actives pendant que vous utilisez les autres fonctions du logiciel.
11h30
Tandis que Jean recherche dans l'historique un tractionnaire pour un transport de Nantes à Saint Etienne, Pierre, son collègue, reçoit un appel de la société Décorama qui a besoin d'une savoyarde pour transporter 14 palettes de carrelage pour un poids de 12 tonnes d'Annecy à Toulouse.
La société Décorama étant un client régulier, Pierre ouvre un document modèle contenant les informations prédéfinies pour ce client. Il ne lui reste plus qu'à saisir les détails propres à cette prestation.
Pierre fait apparaître le tarif spécifique de la société Décorama, choisi le montant en fonction des critères de poids et de distance et les transfère automatiquement sur le contrat en un click de souris.
Le document a été rempli en moins d'une minute.
Il ne reste plus à Pierre qu'à trouver un tractionnaire.
Pour gagner du temps vous créez autant de documents modèles que vous le souhaitez suivant vos besoins.
11h40
Les transports Duffret rappellent Jean pour l'informer qu'en raison d'un ennui mécanique, la tautliner qui devait effectuer le transport de la machine de la société ABPC de Bordeaux à Lyon ne pourra pas assurer la prestation.
Monsieur Jean transforme immédiatement le contrat en disponible afin de trouver un autre transporteur pour ce dossier.
En cas de désistement d'un transporteur, DATAFrêt vous permet de transformer le contrat en disponible afin de remettre l'affaire en ligne pour trouver un autre transporteur. Bien entendu toutes les informations inhérentes au client sont conservées.
12h00
Jean désire prévoir son programme de l'après midi. DATAFrêt l'informe que plusieurs dossiers sont encore disponibles. Pour savoir quels sont les dossiers pour lesquels il doit trouver un tractionnaire au plus vite, Jean réalise un tri sur la date d'enlèvement des marchandises.
Il a donc immédiatement sous les yeux, la liste de tous les dossiers classés de la date d'enlèvement la plus ancienne à la plus récente.
DATAFrêt vous donne la possibilité de réaliser des recherches et des tris sur toutes les colonnes disponibles. Une fonction export vous permet de récupérer ces informations dans un outil bureautique
